İşyerinizde bir çok doküman arşivlemek zorunda kalıyorsunuz, bunların birçoğu yasal olarak saklanması gereken dokümanlar, örneğin sözleşmeler, teklifler, resmi yazışmalar, personel dokümanları vs. bu dokümanların saklanması, korunması istenildiğinde hızlı bir şekilde ulaşılması vs sizi epey uğraştıran ve zaman kaybına yol açan işler çıkartıyor olabilir.

Risksoft doküman yönetimi özelliği ile artık dokümanlarınızın dijital kopyalarını arşivleyebilirsiniz. Saliselerce süre içerisinde en karmaşık dokümanınıza ulaşabilirsiniz, istediğiniz personelinize erişime açtırabilir, gerektiğinde sadece kendinize özel erişim kısıtlamaları getirtebilirsiniz.

Bir de bünyenizde birden fazla işyeri var ise dokümanlarınızı işyeri bazında ayırabilir ve saklayabilirsiniz.

İstediğiniz süre kadar saklayabilir, kaybolma, çalınma, yıpranma vs. gibi endişelerinizden kurtulmuş olursunuz. İşyerinizde kağıtsız ortam oluşturarak çevreye ve bütçenize daha duyarlı işyeri olduğunuzu kanıtlarsınız.

İşyerinizde yayınlı talimat, prosedür vb. bilinçlendirme ve görev amaçlı dokümanlarınızı çalışanlarınıza erişime açabilir bu sayede iş performansınızı arttırmış olursunuz. Aşırı fotokopi maliyetlerinden kurtularak her yerde asılı günü geçmiş ve kirlenmiş dokümanların yaratmış görüntü kirliliğinden kurtulmuş olursunuz.

Her şeyden önemlisi, çalışanlarınızın kişisel ve özel nitelikli verilerini koruyan bir altyapıya sahip olursunuz. Yasal olarak veri güvenliği kapsamında almanız gereken tedbirler için ekstra masraf ve çabaya gerek duymazsınız.

Risksoft’ta Doküman Yönetimi 2 kategoride yapılır;

• İşyerinize Ait Dokümanların Saklanması

Risksoft’ta firma hesaplarının altında açılan her bir işyerine ait dokümanlarınızı işyeri bazında yükleyebilir, erişeme açabilir veya saklayabilirsiniz.

Sadece kendiniz ve/veya sizin seçtiğiniz yetkilendirilmiş kişiler dokümanlarınıza erişim sağlayabilirler veya doküman düzenleme işlemi yapabilirler.

• Personelinize Ait Dokümanların Saklanması

Personelinizin özlük bilgilerini temsil eden dokümanlarını veya şirket için yayınlanan ve personeliniz tarafından erişilmesi istenen dokümanları personel bazında yükleyebilir, erişeme açabilir veya saklayabilirsiniz.

Personeliniz, kendisini ilgilendiren veya kendi kişisel bilgilerini temsil dokümanlara erişerek görüntüleyebilir. Örneğin aylık maaş bordroları, devam çizelgeleri, sağlık raporlarını sadece personelinize özel olarak yükleyebilir ve erişime açabilirsiniz.

Personelinize ait özel veriler ve dokümanlar asla yetkisiz üçüncü kişilere paylaşılmaz. Bunun için Gizlilik ve KVKK yazımızı inceleyebilirsiniz.

Risksoft doküman yönetiminde isterseniz başka adreslerde yüklü dokümanlarınızı da adresleyebilirsiniz. Örn. Sharepoint, Onedrive, Dropbox, Google Drive vb. depolama alanlarında saklı dosyalarınıza da erişim verebilir ve istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz.

Burada sayamadığımız daha nice avantajlardan yararlanmak istiyorsanız, Risksoft'u keşfetmenizi tavsiye ederiz.

Risksoft Geliştirme Ekibi Bu makale için ilgilinizi çekebilecek makaleler :
Risksoft’ta Kişisel ve Özel Nitelikli Veri Güvenliği
Risksoft’ta Sağlık Verilerinin Yönetimi