Kuruluşlarda, sundukları hizmetleri kapsamında birçok faaliyetler gerçekleştirilir ve kararlar alınır. Faaliyetlerin, kuruluşların belirledikleri amaç ve politikaları doğrultusunda gerçekleştirilmesi beklenir. Kurum içi karmaşanın ve verimsizliklerin olmaması adına tüm bu faaliyetlerin sistematik ve planlı olarak gerçekleştirilmesi çok önemlidir.

Kuruluşun yönetim yapısının, nasıl bir sistematik çerçevede oluşturulabiliriz? Sorusunun yanıtını, uluslararası yönetim sistemi standartlarından alabiliriz. Örn. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, müşteri isteklerini ve beklentilerinin karşılanmasına odaklı bir yönetim sistemidir, bunun dışında ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi, kuruluşların doğa ve çevreye karşı nasıl organizasyon yönetimi sergilenmesi gerektiğini gösterir, ISO 45001 ise İş Sağlığı ve Güvenliği kurallarının organizasyon içinde yayılımı ve geliştirilmesi odaklı bir sistem oluşturmamızı sağlar.

Her yönetim sisteminin amaçları ve prensipleri birbirinden farklıdır, ancak ortak noktaları da vardır. Bunlardan bir tanesi Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Yönetimi gelmektedir.

Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Yönetimi, kuruluşun uygulamakta olduğu yönetim sisteminde ortaya çıkan sistematik sorunların çözümüne odaklanmaya ve iyileştirmeye yönelik faaliyetlerin uygulanması için gerekli bir süreç yönetimidir.

Uygunsuzluk, yapısı itibariyle ortaya çıktığında hızlı bir şekilde giderilebilen bir problem olabileceği gibi çözümü, uzun zaman ve fazla kaynak gereksinimi gerektiren problemlerde olabilir. Problem, giderilmediği sürece kuruluş süreçlerinde istenmeyen sonuçların doğmasına ve sürekli tekrar edilmesine neden olabilir. Bu durum, kuruluşun sürekli verimsiz kalmasına ve kaynak kaybıyla karşı karşıya kalmasına neden olur.

Tüm uluslararası standartlar, kuruluş içerisinde ortaya çıkan uygunsuzlukların giderilmesine ve tekrarlarının önlenmesini şart koşmuştur. Eğer şirketinizde bir yönetim sistemi uygulanıyor ise bu kapsamda bir süreç yönetimi uyguluyor olmalısınız.

Uygunsuzlukları iki sınıfa ayırmakta yarar var, bunlardan birisi potansiyel uygunsuzluklar, diğeri ise gerçekleşen uygunsuzluklar.

• Potansiyel Uygunsuzluklar;
  
  Oluşması muhtemel uygunsuzluklar olarak nitelendirilir. Uygunsuzluğun varlığı bilinir ancak meydana gelmemiştir. Genelde iş güvenliği yönetiminde Ramak Kala olarak ta değerlendirilir.
  
  Süreç yöneticileri, sorumluluk alanlarına giren faaliyetleri gerçekleştirirken ortaya çıkabilecek tüm uygunsuzlukları belirlemeleri beklenir. Bir risk yönetimi metodolojisi ile bu uygunsuzluklara karşı alınacak tedbirlerin hayata geçirilmesi, uygulanması ve izlenmesi sağlanır.
  
  Potansiyel uygunsuzlukların meydana gelmesi halinde uygulanacak acil eylem faaliyetlerinin planlanması ve etkinliğinin izlenmesi yine bu risk yönetimi çerçevesinde yönetilir.
  
  Risksoft’ta İş sağlığı ve güvenliği risk yönetimi için Proses Güvenliği makalemizi okumanızı tavsiye ederiz.
  
  
• Gerçekleşen Uygunsuzluklar;
  
  Ortaya çıkmış, beklenen etkisini göstermeye başlamış veya sonuçlanmış uygunsuzluklardır. Potansiyel uygunsuzluklar, risk yönetimi çerçevesinde izlenmelidir. Ancak varlığı bilinmeyen veya önceden öngörülemeyen uygunsuzluklarla da karşılanabilir. Bu tür uygunsuzluklar risk yönetimi içinde belirlenmemiş uygunsuzluklardır. Kuruluşun proses güvenliği kapsamında görevli uzmanların tecrübesi ve öngörüleri ne kadar yüksek ise öngörülemeyen risklerin sayısının da minimum seviyede olmasına katkıda bulunur. Sistemsizlik ve tecrübe eksikliği sürpriz uygunsuzlukların daha sık yaşanmasına neden olmaktadır.
  
  Gerçekleşen uygunsuzluklarda Ramak Kala değerlendirilmesi yapılmaz, bu durumda artık uygunsuzluk gerçekleşmiştir, burada zarar görmeden çıkan bireyler şans eseri bu uygunsuzluktan kurtulmuştur. Bu vakayı ramak kala olarak değerlendirmek uygunsuzluk prensibine aykırıdır. Proses güvenliği risk yönetiminde şans faktörü, mümkün olduğunca minimum seviyelerde tutulması hedeflenmelidir.
  
  
• Risksoft^İSG’de Uygunsuzlukların İzlenmesi
  
  Kuruluş, potansiyel uygunsuzlukları nasıl izleyeceğini, ilgili taraflara düşen sorumlulukları, iyileştirme ve alınan önlemlere ilişkin fırsatların değerlendirilmesiyle ilgili planlarını ortaya koymalı ve yönetmelidir. Bu ancak uluslararası standartların gerekliliklerine tam anlamıyla bağlı kalarak uygulanmasıyla mümkündür. Kuruluş içerisinde bu standardizasyon sağlanmamışsa uygunsuzluk ve risk yönetimiyle ilgili süreç yönetiminin varlığından bahsetmek çok zordur.
  
  Uygunsuzluk yönetimi; sadece iş güvenliği ekipleriyle sınırlı tutulmamalıdır, başta kuruluşun yönetim takımı olmak üzere çalışanlar ve tedarikçilerde dahil edilmelidir.
  
  Risksoft^İSG uygunsuzluk yönetimi, tam bu prensip çerçevesinde sürecin yönetilmesini sağlamaktadır. Kuruluş içi tüm taraflar, Risksoft^İSG üzerinden kuruluşun risklerini ve ortaya çıkan uygunsuzlukları, detaylarını, sorumlularını, termin tarihlerini ve bu uygunsuzlukları için alınan aksiyonların takibini sağlamaktadır. Uygunsuzlukları, Düzeltici Faaliyet İsteği (DFİ) modülü sayesinde risk yönetimine entegre ancak bağımsız olarak yönetebilmenize olanak sağlar.
  
  Bu sayede ilgili taraflar kendi üzerlerinde açılan DFİ’leri görerek uygunsuzluğun kapatılmasına yönelik planlanan aksiyonları öğrenebilirler, aksiyonlarını tamamlayarak sonuçlarını kaydedebilirler. DFİ açan ilgili yöneticiler tüm organizasyon bazında uygunsuzlukların güncel durumlarını izleyebilirler, alınan aksiyonların sonuçlarını analize edebilirler.
  
  
• Hangi durumlarda DFİ açılmalıdır ?
  
  Kuruluş içerisinde potansiyel veya gerçekleşen uygunsuzluklar yapıları itibariyle etkisi zayıf göstergesinden Aşırı Yüksek göstergesine kadar değişkenlik gösterir. Ufak tip veya giderilmesi en kısa sürede mümkün olan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet açılması tavsiye edilmemektedir. Uygunsuzluğun yapısı yüksek ve aşırı yüksek seviyelerde ise düzeltici faaliyet kapsamında izlenmesi sağlanmalıdır. DFİ başlatılacak uygunsuzluğun kuruluş yönetim sisteminin işleyişine negatif yönde engellemeli veya etkisinin geri döndürülemez olumsuz sonuçlar ortaya çıkarma olasılığı olmalıdır. Aksi taktirde, her tip uygunsuzluğun anlık takipleri zorlaşır, çalışma verimliliğinizi düşürür.
  
  Zaten, Risksoft^İSG risk analizi modülünde potansiyel risklerin skorları belirlenmektedir. Skorun seviyesi ne durumda olursa olsun, İSG ekibinin bir iyileştirme ve/veya gözden geçirme kararını alması halinde iyileştirme planı ekranlarının açılmasıyla aksiyonlarınızı planlamanızı ve takip etmenize imkân tanınmıştır.

Risksoft^İSG


Bu makale için ilgilinizi çekebilecek makaleler :
Risksoft^İSG Proses Güvenliği
Risksoft^İSG Tehlikelerin Tanımlanması ve Risk Analizi Yaklaşımı
COVID-19 Operasyonel Risk Yönetimi